Certificatul constatator este un document cheie pentru orice firmă sau persoană fizică autorizată (PFA) din România, fiind emis de către Oficiul Național al Registrului Comerțului (ONRC). El atestă situația juridică actuală a unei societăți și oferă informații despre activități, sedii, date asociate acționarilor ori administratorilor și alte detalii relevante.
Importanța acestui act rezultă din faptul că instituțiile publice sau private solicită frecvent un certificat constatator valabil pentru diverse proceduri: încheierea de contracte, participarea la licitații, obținerea de fonduri europene sau chiar pentru anumite acțiuni legate de credite și împrumuturi bancare.
În practică, foarte multe firme se întreabă de ce uneori acest document are un termen de valabilitate limitat și, mai ales, când trebuie actualizat. Dacă nu este prezentat un certificat constatator valabil, procedurile pot fi amânate sau respinse, ceea ce poate duce la pierderea unor oportunități importante.
De aceea, este esențial să înțelegem care sunt factorii care influențează durata de valabilitate, precum și situațiile în care este obligatoriu să obținem unul nou.
Valabilitatea efectivă și cadrul legal
Valabilitatea certificatului constatator este un subiect care generează confuzie pentru multe persoane juridice. Din punct de vedere legal, acest document atestă situația exactă a societății înregistrate la Registrul Comerțului, la momentul emiterii.
El nu are înscris un „termen de expirare” propriu-zis, precum un act de identitate, ci reflectă doar starea de fapt din data obținerii. Cu toate acestea, în practică, instituțiile publice și private impun adesea un termen maxim de vechime pentru certificat.
De exemplu, potrivit unor informații frecvent vehiculate în mediul juridic și conform discuțiilor pe forumurile de specialitate, multe autorități solicită un certificat constatator care să nu fie mai vechi de 30 de zile.
Alteori, se poate cere un certificat constatator emis cu cel mult 3 luni în urmă, în special pentru depunerea la anumite licitații publice, proiecte de finanțare sau alte tipuri de demersuri administrative.
Această „valabilitate” este deci rezultatul unor cerințe specifice fiecărei instituții sau proceduri. Nu există o unică lege care să stabilească un termen unic de expirare valabil în toate situațiile.
Mai degrabă, există reguli punctuale, prevăzute în diverse acte normative sau proceduri interne. Așadar, primul pas înainte de a utiliza certificatul constatator este să verifici cerințele specifice instituției ori autorității unde îl depui.
Dacă, de exemplu, un partener de afaceri îți solicită un certificat constatator nu mai vechi de 15 zile, trebuie să te conformezi, chiar dacă un alt for îți permite să folosești un document emis în ultimele 90 de zile.
Valabilitatea efectivă a certificatului constatator diferă în funcție de regulile impuse de entitatea la care trebuie să-l prezinți și de condițiile specifice fiecărui demers administrativ, legal sau comercial.
Situațiile în care trebuie să actualizezi certificatul constatator
Există anumite evenimente în viața unei companii care necesită emiterea unui nou certificat constatator pentru a fi la zi cu modificările intervenite.
Oricând are loc o schimbare în structura societății, sediu, obiect de activitate sau componența asociaților ori acționarilor, trebuie obținut un certificat constatator actualizat. Documentul va reflecta noile date înregistrate la Registrul Comerțului și va deveni dovada oficială a statutului real al firmei.
De pildă, dacă decizi să-ți schimbi sediul social, iar acest fapt este menționat în actele depuse la Registrul Comerțului, îți va fi emis un certificat constatator nou, care să arate modificările. Similar, dacă îți extinzi obiectul de activitate și adaugi noi coduri CAEN, acest lucru va fi vizibil doar în cadrul unui certificat constatator proaspăt eliberat.
Orice entitate interesată (partener de afaceri, bancă, instituție de finanțare europeană, etc.) poate verifica veridicitatea informațiilor.
Un alt aspect important este momentul în care te pregătești să semnezi un contract de valoare mare, de exemplu în cazul unor achiziții publice. Autoritatea contractantă solicită deseori un certificat constatator care să includă toate informațiile actualizate și să fie emis cu puțin timp înainte de depunerea documentației.
Dacă se constată că firma ta și-a schimbat între timp administratorul sau sediul, un certificat constatator mai vechi nu mai reflectă realitatea și poate conduce la respingerea dosarului.
La fel de relevantă este actualizarea certificatului constatator în cazul unei fuziuni, divizări sau cesiuni de părți sociale. În toate aceste situații, certificatele mai vechi devin incomplete, deoarece nu mai concordă cu modificările introduse la Registrul Comerțului.
Pentru a te asigura că ești mereu în legalitate și ai dovada clară a structurii companiei, actualizează certificatul constatator ori de câte ori apare o schimbare semnificativă în statutul societății tale.
Cum obții și unde soliciti un certificat constatator nou?
Pentru a obține un certificat constatator actualizat, trebuie să te adresezi Oficiului Național al Registrului Comerțului sau să recurgi la platformele online autorizate.
În ultimii ani, tot mai multe servicii oferă posibilitatea emiterii rapide, direct pe internet, fără să mai fie nevoie să te deplasezi fizic la ghișeu. Portaluri precum certificatconstatator24.ro furnizează detalii despre costuri, pași de urmat și timpul de așteptare.
Procesul de obținere presupune, în mod tradițional, completarea unei cereri tip la Registrul Comerțului, unde vei menționa datele societății, numărul de înregistrare și alte informații relevante.
După plata taxei aferente, cererea va fi procesată, iar certificatul constatator va fi eliberat fie în format fizic, fie în format electronic (dacă ai optat pentru această variantă și dacă procedura permite).
În cazul platformelor online, vei încărca documentele cerute (copii după certificatul de înregistrare, actul de identitate al reprezentantului firmei etc.), vei achita taxele corespunzătoare și vei primi documentul prin e-mail ori curier.
De reținut că, în funcție de gradul de aglomerare al instituției și de tipul de solicitare, termenul de eliberare poate varia de la câteva ore la câteva zile. Dacă ai nevoie rapidă de certificat constatator, există opțiuni pentru eliberare urgentă, însă costurile pot fi mai mari.
Este esențial să te asiguri că datele transmise sunt corecte și complete. Eventualele greșeli pot prelungi semnificativ procesul de emitere.
Atunci când ceri un certificat constatator pentru o licitație, este indicat să te informezi din timp despre termenul de valabilitate cerut de autoritatea contractantă. În acest mod, te asiguri că obții documentul exact în perioada în care ai nevoie de el, evitând situația în care el devine „prea vechi” înainte de finalizarea procedurii.
Certificatul constatator este o piesă centrală în viața oricărei entități juridice din România, fiind dovada oficială a situației reale la un moment dat. Deși, tehnic, nu are o dată de expirare înscrisă, valabilitatea sa rezultă din cerințele punctuale ale instituțiilor și partenerilor de afaceri.
Pentru a evita blocajele și a răspunde adecvat solicitărilor, este recomandat să fii mereu la curent cu termenul de valabilitate impus, să actualizezi certificatul constatator la fiecare modificare în firmă și să folosești opțiunile online pentru eficiență. Vei economisi timp, vei preveni neplăcerile și îți vei menține compania într-o poziție solidă din punct de vedere juridic.
